L'état des lieux est établi à l'entrée et à la sortie, contradictoirement, et annexé au bail. C'est la comparaison des deux qui déterminera les retenues éventuelles sur le dépôt de garantie.
Faire un document précis
« Bon état » ne veut rien dire. Décrivez pièce par pièce, élément par élément : sols, murs, plafonds, menuiseries, volets, prises, robinetterie, sanitaires, équipements de cuisine. Notez les défauts existants, même mineurs — c'est ce qui protège le locataire — et relevez les compteurs.
Photographier
Des photographies datées annexées à l'état des lieux tranchent la plupart des désaccords ultérieurs. Prenez-en davantage que nécessaire, en particulier des points déjà abîmés.
Le délai de complément
Le locataire peut demander la modification de l'état des lieux d'entrée pendant les dix premiers jours de la location. Pour le chauffage, la demande peut intervenir pendant le premier mois de la période de chauffe, puisqu'un défaut ne peut pas se constater en été.
Vétusté ou dégradation
C'est la distinction qui commande tout. La vétusté est l'usure résultant d'un usage normal dans le temps ; elle est à la charge du propriétaire. La dégradation résulte d'un défaut d'entretien ou d'un usage anormal ; elle peut être imputée au locataire. Une grille de vétusté peut être annexée au bail : elle applique un abattement selon l'âge de l'élément et évite bien des litiges.
Si l'état des lieux n'est pas fait
À défaut d'état des lieux d'entrée, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état. La conséquence est très concrète : le bailleur qui a négligé ce document ne pourra généralement rien retenir à la sortie.